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企业邮件传送的不仅是工作内容,还有实力和态度!

2020-06-10 09:19:15 返回公司新闻列表 >

       目前,使用企业邮箱的企业有很多,但不会发企业邮件的人也有很多。邮件是职场中最频繁也最容易受到忽略的职场沟通工具,邮件可以对内沟通信息,对外联系客户。而邮件的质量也决定了领导、同事、客户对你的第一印象,一封完美的邮件至关重要,传送的不仅仅是工作内容,还有你的实力和态度。


       什么是邮件?邮件不是聊天软件,它是用来做确定步骤的,便于追根溯源的,有商业效率和法律效率的。每一封邮件的发出,都意味着你的职业特色和个人特征正在被传递。回复邮件的时间,邮件发送的内容和用语等细节,都在侧面体现你的实力、暴露你的工作态度。那么,如何更高阶的发送邮件呢?三个方面的细节不可忽视。


       01、邮件发出的时间

       当有必要的邮件需要发出时,当然是越早发越好。这里主要强调另外2种情况:其一是若遇到事情复杂,无法第一时间回复;其二是特殊时间段不能发送的邮件。


       尤其是反馈型邮件,具体回复的结论需要多人配合或反复确认,导致邮件不能及时确切回复,很多时候由于发件方多次催促未果,双方还会产生沟通矛盾。遇到这种情况不如将原本需要回复的一份邮件,拆分成两份邮件来发。


       在未得到确切结果前,可先回复:“情况已收悉,我们正在紧急处理,结果出来后会第一时间回复......”。这份邮件的回复,不仅传达了已收悉需求内容,还传达了让对方无需苦苦等待,这是给发件人的一个交代。及时作出响应,永远是发邮件的第一要则。


       第二种情况是特殊事件段不能发送的邮件。比如需要给领导和同事发送内部结构调整的通知,或是公司内部产品价格调整的通知等,这类邮件的发送最好在公司大会时,加密统一发送。避免在同事或领导拜访客户时、或进行同行交流会时发送,尽量排除内部消息泄密的可能性。


       除及尽快回复外,做好以上两点,不仅显得你事事有交代、还体现出你懂得替他人着想、懂得以结果为导向的去维护公司利益。


       02、邮件内容

       好的邮件内容,应该具有较高易读性和说服力的。我们可以通过以下几个细节来体现易读性和说服力。


       ①指令:首先要有针对性的、用简洁的语言、有条理的阐述或答复指令:指令是否完成、完成到哪个阶段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看邮件的指令发送,这是体现你理解能力和表达能力的基础。


       ②信息增量:能否回复预判到对方可能追加的问题、以及涉及到的周边问题等,这从侧面展示了你的前瞻性、预判能力等,而这些都是你专业度和岗位实力的体现。


       ③注意事项:温馨提示对方看到邮件后的注意事项,或是提出便于对方处理的专业性意见,这不仅是个人素养的体现,还有可能是企业文化展示的机会,倘若收件人是客户,那么就会给客户留下非常好印象,为以后的交流合作奠定了好感。


       ④表达要具体:具体的词,才是关键词。邮件内容的表达尽量要具体,既利于对方理解,也利于保留凭证。比如具体的地址、具体的时间、具体的数量、具体的标准等。


       关键词能帮助收件人理解到具体信息,也为双方的工作提供一个标准。如若后期有矛盾或有问题产生,可以在此找到凭证,便于追根溯源,促进工作的最终完成。关键词可减少不必要的沟通,也是判定双方工作质量的标准。擅用具体的关键词的员工,大多有着高效、负责任的职业特质。


邮件.jpg 


       03、邮件的格式

       基本的字体、加粗、颜色、排版等格式在这里我们不作冗述,主要强调关于抄送、附件、主题这3个方面的内容。


       ①抄送首先、要搞清楚收件人和抄送对象之间的关系,收件人为事情的责任方(回复方),而抄送对象,一般只是知晓方,往往是同项目的负责人,或领导等。第二、第如果一份邮件需多人回复,有多个责任人,那么应将需要回复的责任人都设为收件人。第三、抄送对象一定不能忘记。譬如万一有什么问题,抄送的上司可帮你一起发现和解决,不抄送出了问题就只能自己扛。其次,如果是重要邮件,还利于邮件的保存,万一邮件数据和信息被不小心清理掉,还能在抄送对象处找回信息。再次、还便于抄送对象及时了解事情的进展或结果,减去了再去询问的沟通成本。


       ②附件附件的形式一般有表格、图片、文档这3种形式,这里主要强调前两种。


       凡是能用表格做附件辅助说明的,尽量避免用大段文字。若附件为图片时,图片如果必须用某种小众的软件才能打开,要告知收件人具体的软件,最好能直接附上下载软件的链接、提示对方打开方式。避免打不开图片后的冗余沟通。当然,图片要清晰,要配文字说明等,这些基础要求依然不能忽略。


       无论是哪种附件,一定要按照收件方需求,去分类命名。这样做的目的不仅让收件人一目了然,对你倍生好感,更有利于当邮件积累变多时,收发双方的搜索查找。


       最后,最重要的一点,正文一定要对附件有所提示,避免收件人忽视附件的存在,产生不必要的沟通成本。


       ③主题

       邮件的主题,是收件人看到邮件的第一眼内容,好的主题可以达到锦上添花的效果。主题应有信息,恰当的主题信息是在告诉收件人,邮件的目的。没有信息的主题给收件人的第一印象是不知所云,甚至会被漏看。主题信息还会帮助收件人将邮件分类,这是一封咨询邮件、反馈邮件、或是存档邮件,应该在主题上有所体现。


       ④电话补充

       紧急、重要的事情,邮件陈述后,有必要做电话补充的一定不能少。尤其是很多职场新人,能用邮件处理的,大多不愿意再打电话补充说明,这是非常不成熟的职业行为。电话作为邮件的补充和辅助,不仅能提醒收件人及时处理邮件,还能表明自己作为发件人对邮件内容的高度重视程度,这也是在间接提醒收件人重点对待。有了电话的加持,邮件相当于被保驾护航,优先、着重处理的可能性更高。如果收件人是客户,则有利于工作对接效率的提高,让客户感觉你细心、高效、是个靠谱的人,且你的靠谱意味着你背后的企业靠谱;若收件人是领导,则直接体现了你做事的责任心。


       总结:发邮件是大多数人的工作内容之一,高阶的邮件发送、处理能力也是一种稀缺的工作能力。


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