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日常邮件书写展示高段位职场素养

2019-11-08 10:17:32 返回公司新闻列表 >

       邮件是职场中写得最频繁也最容易受到忽略的职场沟通工具,邮件可以对内沟通信息,对外联系客户。而邮件的质量决定了领导、同事、客户对你的第一印象,一封完美的邮件书写至关重要,而邮件的质量提升空间非常大,用一定的套路来进行邮件写作,职场小白也能在短短十分钟内写出一封战胜80%同行的邮件!


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       把邮件拆解开,从标题、开头、正文、诉求和结尾这几方面,分别阐述写作的技巧。


       邮件的标题

       用“呼唤你”和“愉悦你”的标题。比如这个标题:《10月17日产品培训通知》,这种框架式标题,无法呼唤到对方。如果对方10月17日要是已经有别的工作安排了,根本不会看邮件。不如改为:《10月17日——学习新一代CPU如何提升超融合产品的竞争力》这个标题更好,对方哪怕很忙,但凡他对这个话题感兴趣,他也会仔细看邮件,时间都是可以挤出来的嘛。再看这个例子:《Re:Re:Re:Re:XXX项目价格核算申请》这种前面有很多Re:Re:Re:的邮件标题你发过没有?已经讨论过很多轮的邮件,讨论话题有进一步的聚焦。所以,你可以保留最后一个Re:便于以后查找,然后在前面做个正标题,就是这一轮的话题,中间用分号隔开。不如改为:《XXX项目最终价格明细;XXX项目价格核算申请》


       邮件的开头

       开头三句要有温度、有重点。邮件的开头应该在前三句写明写作目的,因为邮件的第四句话已经不算开头了。根据在不同企业收集到的邮件样本,开篇的问题往往不在于没有开门见山,而是千篇一律的机器语言风格!


       沟通是需要暖场的,不要让读者每次都觉得她在和一台机器沟通,尤其是那些今生和你只有邮件缘分没有见面缘分的客户我们要将写作目的放在开篇的前三句话中,超过三,开头就太冗长了。


       邮件的正文

       正文用“三个凡是”的格式呈现。内容上,提供“所有必需信息”,这个必需不是我们想写的信息,是对方需要知道的信息。格式上,做到“三个凡是”:一,凡是能分段就分;二凡是能做小标题的,就做;三,凡是能列清单图表的,就列。


       邮件的“诉求”表达

       诉求上,立场要清晰,语气要尊重。如:作为销售员,需要给负责产品价格核算的同事的发邮件申请价格时:我期待明天下午4点之前能够收到价格批复,因为该项目因为1/2/3原因,竞争非常激烈,如果对项目还有其他想要了解,请随时告诉我,我会给您电话做具体说明,谢谢!


       邮件的结尾

       积极开放的结尾,引发真正的行动。相信大多数人,邮件的常用结尾都是写:如果您有任何问题,请随时和我联系。其实有更好的写法。如果对方对你很重要,不是他来找你,而是你找他。你应该在结尾处用心,让你积极主动的样子,被他看见。:1、我会每周和您更新这个项目的进程。2、周一我会和您联系,看看您是否有其他问题我可以协助解决。点出了下一次沟通的时间,也表达了积极沟通的情感。因为最好的沟通,就是“双向沟通”积极而开放的结尾能引发读者真正的行动。


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